DataRoom pro Vás vyřeší archivaci a správu a následné vyhledávání všech elektronických souborů a to včetně i dříve vzniklých. Navazuje na stávající povinosti zveřejňování dokumentů a zároveň má plně funkční konektror na Registr smluv MV podle zákona č. 340/2015 Sb. Tím budete připraveni na očekávanou povinnost zveřejňování smluv. 

Služba DATAROOM 

• uložení a správa všech Vašich smluv, dat, dokumentů a elektronických souborů
• strukturovanost Vašich souborů a dat dle Vašich požadavků
• mobilní aplikace umožňující být “v obraze” kdekoliv a kdykoliv
• požadavek na zasílání do Registru smluv Ministerstva vnitra
• sdílení a následný přístup 3. stranou - Vámi určená práva
• veřejňování na povinná i nepovinná místa - Ministerstvo vnitra, Webové stránky Vaší obce 
• vyhovění všem současným i budoucím nárokům egovernementu
• nízké provozní náklady, jednoduchá správa bez potřeby IT znalostí

Jednoduché nahrávání 

Dokument se do Dataroomu nahraje zcela jednoduše - stačí ho jen přetáhnout (Drag&Drop) na vyhražená místa v aplikaci - např.:

   ● DropBox   - pro soubory určené k zařazení

   ● Na složku  - soubory budou nahrány a zařazeny do složky

   ● Na soubor - dojde k nahrání nové verze souboru (viz. Verzování dokumentů)

Do Dataroomu je možno nahrát i více dokumentů najednou - opět metodou Drag&Drop.

Po nahrání jednoho nebo více dokumentů se jen musí doplnit požadované informace, tzv. Metadata a případně zařadit dokument na správné místo ve struktuře. Každému dokumentu se přidělí ID, které daný soubor identifikuje v rámci celého systému.

Zařazení dokumentu do struktury

Pro zařazení dokumentu ve struktuře nebo pro přesouvání dokumentu z jednoho místa na druhé v rámci struktury se využívá tzv. DropBox, kam se soubor přetáhnez jeho původního umístění a odkud se následně může přesunout do nového místa ve struktuře.

Úprava metadat dokumentu

Osoby, která mají povolená práva editovat, je můžou v případě neúplných nebo špatně vyplněných metadat jednoduše a bez problémů upravovat. 

Řízení oprávnění přístupů

Práva jsou platná hierarchicky, tedy platí pro aktuální složku a všechny podsložky

Vyhledávání v metadatech

Nad všemi soubory (a složkami) v systému je možno fulltextově vyhledávat - a to nad jmény, popisy (a dalšími metadatovými informacemi) či podle jména autora.